Etkili Fasilitasyonun İpuçları

İyi bir fasilitasyon için fasilitatörün yapması ve yapmaması gerekenleri tanımak önemlidir. Başarılı bir fasilitasyonun 4 aşaması bulunmaktadır. 

• Aktiviteleri yönetmek: Fasilitator olarak önceden planladığınız içeriği takip edebilirsiniz, ancak birincil sorumluluğunuz süreç ve takımın hedefine ulaşmasına yardım etmektir.
  • İpucu: Etkinliklerin amacını açıklayın, etkinliğin akışını anlatın, etkinlik sırasında odayı gözlemleyin ve etkinlik boyunca kısa özetlemeler yapın (debrief).

• Grup dinamiklerini yönetmek: Toplantıya katılımı yönetin. Özellikle uzaktan gerçekleştirilen sanal toplantılarda katılımcıların dikkatini canlı tutmak için ekstra çaba göstermeniz gerekebilir. Son olarak ise etkin iletişime ortam yaratın. Toplantıda sessiz kalan katılımcılara söz vermeye ve onların da fikirlerini almaya özen gösterebilirsiniz.
  • İpucu: Takım anlaşmasına aykırı durumları gözlemleyin ve belirtin. Bir fasilitatör olarak grup dinamiklerinin farklı olduğu toplantıları fasilite etmek durumunda kalabilirsiniz. Bazen kişilerin birbirini suçladığı, belirli kişilerin toplantıyı baskıladığı veya katılımcıların sizi manipüle ettiği bazı durumlarda kalabilirsiniz. Bu durumların her biri zorluk derecesi olarak birbirinden farklıdır ve fasilitasyonda ustalaşmaya başladıkça bunları yönetme şekliniz de profesyonelleşecektir.
• Zamanı yönetmek: Bir fasilitatör için toplantılarda zaman yönetimi en önemli unsurlardan biridir. Bunun için toplantının başında amacınızı ve bu amaca ulaşmak için konuşmanız gerekenleri belirtin. Toplantı ajandasını önceden paylaşmak ve her bir konu için belli bir süre tanımlamak zaman yönetimini kolaylaştıracaktır. Bir konu çok uzarsa ve ayrılan süreyi aşarsa; fasilitatör olarak duruma müdahale etmekten çekinmeyin. Bu durumda toplantı amacını hatırlatmak yararlı olacaktır. Yine de takımın ihtiyacını anlamak adına ilk hedefe geri dönme veya mevcut konuya devam etme kararını takıma bırakın.
  • İpucu: Toplantıda odak dağıldığında ve herkes kendi arasında konuşmaya başladığında dikkatleri üzerinize toplamak için yöntem geliştirin, bu yönteme takım anlaşmalarında takımla birlikte karar verebilirsiniz. Örneğin odak dağıldığında iki kişinin elini kaldırması, sesli bir oyuncak kullanımı gibi yöntemler son derece faydalıdır. 

• Kendini yönetmek: Bir fasilitatör olarak fasilitasyon esnasında karşılaştığınız durumlara bağlı olarak çeşitli duygular hissedebilirsiniz. Bu duygular sizin fasilitasyon yöntemlerini başarılı şekilde uygulamanızı etkileyebilir, bu sebeple öncelikle fasilitasyon esnasında hissettiğiniz duyguları tanıyarak başlayın. Ayrıca, kendi aklınızdaki fikre doğru katılımcıları yönlendirmekten ve kendi fikrinize aşık olmaktan kaçının.
  • İpucu: Zorlu konuların koşulduğu bir toplantıda moralinizin bozulduğunu veya yorulduğunuzu hissettiğiniz zamanlarda mola vermeyi önerin. Duygularınızın sizi ele geçirmesine izin vermemek için kendinizi en yakından tanıyan kişinin yine siz olduğunu unutmayın.